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提升审计报告质量的“九拒绝”

来自:哈尔滨亨德会计    发布时间:2020-10-29    浏览 :

 

一、拒绝模糊性词汇

审计报告代表着客观、代表着准确,审计报告中是绝不允许出现模糊性言辞的,一旦出现,不仅让审计报告的可信度大打折扣,甚至会降低审计部门的公信力。
常见的模糊性词汇有:
“应该是”、“可能”、“也许”、“或许存在”、“似乎是”、“科学的”……
除“审计小白”撰写审计报告外,出现上述情况主要是因为对问题的定性把握不准,与审计客户沟通不足导致,该如何防止出现上述词汇呢?
1. 充分收集问题的证据链,如对问题把握不准的,可审计组内部讨论后再给出定性结论;
2. 与审计客户充分沟通,得到对方的确认;
3. 如确实无法下定结论的,也不能为报告的篇幅或吸引领导眼球而写入报告,应将之放弃。
这些“似是而非”的词汇在语法上虽能使审计人员处于“有利”位置,但在证据链上,它却是“无力”且“无利”的,也就无法让管理层信服。
二、拒绝绝对性词汇
相对于模糊性词汇,绝对性词汇的杀伤力也是很强的。审计报告中如出现绝对性词汇同样会对审计报告的客观性、公信力产生负面影响,有时甚至能毁掉一份审计报告。不仅如此,这些绝对性词汇还会让审计客户借机反驳其它问题的准确性,而拒绝确认审计发现,让审计沟通无法进行等不利后果。
常见的绝对化词汇主要有三类,分别是:
1. 描述问题的涉及范围,如“所有”、“全部”、“都是”等;
2. 描述问题的产生因素,如“从来如此”、“一直”、“从来不”、“总是”、“无不如此”、“从未”等。
3. 描述问题的发生概率,如“建议……,使之不再发生”、“必须将……”、“绝对不能发生……”、“杜绝……的发生”、“肯定”、“一定会”等
撰写审计报告时,做到不偏不倚的陈述事实,不将个人感觉带入报告,方能杜绝绝对化词汇的出现。
三、拒绝强调性词汇
强调性词汇通常是指我们在描述某个事物时,为了强调它的特征而用到的副词。有时候,审计人员会不经意的在审计报告中使用一些强调性的词汇。这些词汇看似是审计人员对问题的一种程度表现,实际上这些强调性词汇用的太多反而形成了另一类的“模糊”,我们称之为“为强调而强调”。
在对某个问题定性时,常见的强调性词汇有:
“明显提升”、“极其”、“非常”、“极不到位”、“迫切需要”、“严重后果”……
出现这些词汇的主要原因是审计人员想对某个问题做定性,并强调这个问题的严重性或急迫性。有如下两种方法可预防上述情况:
1. 能用数字定性的,则不用强调性词汇。作为管理层他们看到这些数字后,一般能知道问题的严重性,如确实需要解释的,可外加一个标准数字作为对比。
2. 不能使用数字定性的,可改用一些温和或更能被接受的词汇。比如“亟待改进”变成“存在提升空间”,“管理极不到位”改成“管理仍需提升”,“问题非常严重”改成“提请管理层关注”等。
当然,也并非是所有的强调性词汇不能使用,在特殊情形下为了表明某个问题的严重程度,比如用到了“存在……的重大风险”等,是可以根据具体情况写入审计报告的。
四、拒绝专业性词汇
“闻道有先后,术业有专攻”,审计报告的阅读者们并非都具备每个行业的知识底蕴。如果在审计报告中多次出现专业术语,则可能会让读者看不懂,失去了持续阅读的欲望、因此无法很好的传递审计报告所需要传递的信息。
例如在审计报告中这样写道:“通过对财务管理流程穿行测试后,发现交易控制上存在舞弊漏洞”。这句话中的“穿行测试”以及“交易控制”对未接触过审计或财务的人员来说仿佛建立了一堵“墙”,堵在了审计人员与读者之间。
审计报告中常见的专业性词汇有很多,比如财务专业术语、审计专业术语、工程专业术语等。如“交易控制”、“分层抽样方法”、“穿行测试”或者“德尔菲法”等。
要想做到少出现专业术语,除了自己带着目的多检查几遍外,还可以将审计报告交给其他审计同事帮忙复检。
五、拒绝冗余性词汇
冗余性词汇通常指是指多余的、不需要的词汇,即使删除这些词汇也不会影响内容的表达。使用冗余性词汇不仅会拉长报告的篇幅,有时还会让阅读者产生“华而不实”的感觉,审计报告也就失去了它应有的“严肃性”。
常见的冗余性词汇或语句有四种类型,分别是多余的因果关系表达用词、多余的审计方法表达、多余的审计过程表达、多余的自我情感表达:
1. 多余的因果关系表达:“由此可见……”、“因上述情况导致……”等。
2. 多余的审计方法表达:“运用……的检查方法”、“使用……方法,发现……”等;
3. 多余的审计过程表达:“经过审计检查后发现……”、“分析数据发现……”、“经过多次与……沟通,发现”等;
4. 多余的自我情感表达:“不难发现……”、“审计人员发现……”、“容易产生……”、“理应如此”等。
如需减少冗余性词汇或语句,可参考如下:
1.  描述发现的问题时:“检查……(检查的资料),发现……(发现怎么样的现象或问题)”;
2.  描述产生的原因时:“因……(描述原因),致使……(描述量化现象或后果)”;
3.描述存在的风险时:“发现……(描述风险现象),存在……的风险(表达存在的风险)”。
六、拒绝口语化词汇
审计报告不是讲故事,而是陈述事实、描述因果、提出建议。审计人员不应将生活中常用到的口语化词汇写入审计报告,否则会让报告阅读者觉得审计报告不够正式、内容潦草,甚至可能会对审计人员的报告撰写能力提出质疑。 
例如,“我们列表如下”此句明显不通顺,主要问题出在“我们”上,如将“我们”二字去掉,语句精炼又通顺。再如,“由以上结果我们可以得出……的结论”,乍看之下毛病不大,但其实也是犯了口语化的毛病,可调整为“据此可知……”则更为书面化。
常见的口语化词汇有三种,分别是结尾语气用词、个人角色用词以及个人随口用词:
1. 结尾语气用词:如“啊、吗、呢、呀”等;
2. 个人角色用词:如“我们发现”、“他们在……控制不到位”、“管理者们应提升风险管理意识”等;
3. 随口习惯用词:如“在这种情况下的话……”、“导致资产流失了”、“发现好多问题”、“于是对……检查”等。
审计报告中口语化词汇出现较多的原因,在于审计人员撰写审计报告时,带入了太强的个人生活色彩以及对问题判断的情感色彩。因此在撰写审计报告时,一定实事求是,不能将任何的个人感情或自我角色带入其中,才不会出现上述情况。
七、拒绝批评性词汇
曾经做过一个《内审是干什么的》 的问卷调查,其中不少人勾选的答案是“找茬使者”。在审计客户眼中,内审就是批判他们行为的职业。从事内审的同行应该都不会认同此种观点,但有时却不经意的在审计报告中犯下了这种错误,阐述观点时写出来对审计客户或业务人员批评性的词汇。这样既容易让审计与审计客户双方陷入对抗窘境,也不利于审计报告的沟通工作。
常见的批评性词汇有:“不应出现……的情况”、“由于……人的原因,导致……”、“因……的管理失败”等。
也并非是审计报告中完全不能出现批评性词汇,审计客户对抗审计、不配合审计的行为可予以恰当披露,是确保审计权威性的一种正确途径。
八、拒绝排他化词汇
审计部门与各经营单位是“一家人”,共同的目标都是为了企业的经营利益。但有时我们的审计报告中偶尔会出现一些排他化词汇,这不仅让我们的审计客户难以接受,也让集团领导觉得审计部门怎会如此“排他”。我认为一个好的审计部门应是与审计客户成为业务伙伴,相互提升对双方才更有利。
常见的排他化词汇有“对方”、“被审计单位”、“被审计人员”、“检查对象”、“被访谈人员”等。
上述词汇不应常出现在审计报告中,特别是在向审计客户高层或集团领导沟通汇报时,更不能用到这些词汇,以免引起他们对审计产生不满。
九、拒绝越权性词汇
在实际工作中,我们偶发会有一些审计人员超越法律法规和企业赋予的权限范围,将一些不恰当的词汇写入审计报告中,给审计埋下了不可预知的风险。
审计人员应当站在管理者的角度去思考问题,但这并不意味着审计人员可以提出越权性的建议,尤其是当该事项涉及到人事的变动、薪酬的调整时,这是一个雷区,不得越池而入。
例如在某专项审计中,审计发现某员工存在侵占公司资产行为,在审计报告中,如若将审计建议写为“建议收回**侵占的金额,并辞退小刘”,即便高级管理层的原意也是如此,或许会让他们心生不悦,他们可能在想的是“审计怎么在代替我做决定”。
上述那句话改成“建议收回**侵占的金额,并按公司相关制度对其进行处罚”,这样便可较好的表明审计对问题的处理态度。
常见的越权性词汇有:“辞退”、“开除”、“降职降薪”等。特别需要提醒的是,审计建议中万不可出现“升职加薪”等对某人的表扬性建议,这会让管理层觉得审计在干涉人事权。
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