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让审计报告变成众口可调的“七要七不要”

来自:哈尔滨亨德会计    发布时间:2020-10-29    浏览 :

 

审计报告真是众口难调的东西,读者不同,喜欢的风格就不同,刚换了一位领导,发现之前的报告风格就不行了”。

确实是的,还记得在多年前,我也曾经因为这样的问题而苦恼过。除了要掌握实用的审计报告撰写技巧外,还要把握重要的审计报告撰写原则,如此才能让审计报告变成“众口可调”。下面我将把与这位同行讨论的话题总结成“七要七不要”诀窍,分享给大家,希望能借笔言意,对各位有所启发。
一、要简明扼要,不要长篇大论
领导都喜欢看短报告,就好像我们喜欢看领导批示“同意”两字一样。报告太长,不仅影响报告的可读性,还会影响到领导继续读下去的意愿,文字的优美,不如文字的简明。审计报告不需要长篇大论的生动形容,只需要以少寓多的表达,要用最少的文字、最短的篇幅表达审计发现的问题,表达我们最想表达的意思。那么,如何才能做到简明扼要呢?我们可掌握如下一些小技巧:
数字不在多,在于精,避免一句话出现一连串的数字;
问题描述做到“结论先行、承上启下、逻辑递进”;
报告之中不可常出现“详见”等备注说明之类的语句;
尽量短句描述,切不可出现一段话从头到尾只有“逗号”,不见句号情形;
尽量多用“如下点”、“原因有”等归纳性词语;
多读几遍,删除一些言语冗余或重复的语句或词语。
二、要通俗易懂,不要繁文缛礼
审计报告的阅读者们一般是审计客户的管理层、集团相关领导以及审计分管领导等,他们一般不会亲自参与审计项目,因此审计报告要做到通俗易懂,无难以理解或看似天马行空之处,写在审计报告中的一些词语一定要把关好如下三个方面。
切忌口语化词语或语句过多;
切忌专业术语满天飞;
切忌岗位工作事物简称常出现。
在报告中既不能出现过于口语化的语句,也不能过多呈现专业化的词语,还不能总给出一些领导们可能不太能理解的工作事物简称,这些词语和语句是不易理解的,因此审计报告的撰写应当尽量减少上述情况的出现,以提高报告的可读性。
当然,也并非是审计报告中不能出现这些词语,如确实需要用到的,可尽量选择更通俗的、更容易懂的词语,必要时可在这些词语后加上备注,以作解释说明。
三、要主次分明,不要逻辑不清
一份有质量的审计报告首先看起来是主次分明的,我们在撰写审计报告时,首先要把重要的问题罗列出来,再按照报告提纲分类展现。另外,还需要准确的把握问题间的重要程度和语句间的逻辑关系,避免主次颠倒、逻辑关系混乱等问题。把重要的问题写在前面,是上次我与各位分享的内容之一,此外还需要提请各位关注的是:
(1)把审计目的达成情况说明白;
(2)把领导关注的重点说明白;
(3)把管理呈现的痛点说明白;
(4)把重大及严肃问题说明白;
(5)把共性的问题说明白。
我们都清楚,审计报告不是简单的问题堆积,更不是证据的随意罗列。在把握主次的同时,还需要注意在审计报告中切不可发生审计建议出现在审计发现中或审计建议出现描述问题语句的现象,这样会让整个报告的层次显得更不清了。
四、要客观公正,不要事实不清
客观是审计的生命线,审计报告应当以审计证据为事实依据,如实地反映问题所在,并给出客观公正的审计结论,这便是领导最想看的结果。从大的方面而言,提升报告客观的方法有质量控制、小组复核、沟通确认、领导把关等;从小的方面来说,我认为还有如下事项是需要把握好的。
用词要准确,不能出现以偏概全、以小见大的情形;
引用法律法规要全面,应写明发文机关、文件标题、文件号及引用内容;
依据企业制度给出判断时,应写准、写全制度名称,并写出与哪些点不符;
证据效力:国家机关证据 > 企业证据 > 个人证据;实物证据 > 书面证据 > 视听证据 > 口头证据。
除上述方面外,审计报告还应做到“五不评”:
超越职权不评价;
事实不清不评价;
未涉事项不评价;
个人生活不评价;
工作习惯不评价。
如果审计报告在客观公正上出了问题,将会给审计部门的形象带来负面影响,也不利于维护审计工作的严肃性和审计部门的权威性,甚至会引起外界对审计部的消极评价。
五、要高度前瞻,不要目光如豆
很多时候,我们的报告看似完稿了,但看起来就是缺那么一股“劲”,为什么呢?因为报告偏重问题的陈述,报告立意不高,深度不够,不能透过问题现象看本质,没有揭示问题背后的深层次因素。
通常情况下,我们在审计报告前一般会按如下五个步骤走,以确保报告的立意高度:
排列出所有的问题及对应的证据;
找出问题对应的原因,但并非所有问题都需要找出原因,根据重要性原则自行判断;
跳出问题本身,站在领导角度、审计客户角度、全集团角度思考问题还有哪些潜在风险;
给问题定性;
针对问题提出可行的建议。
这里需要对审计建议给出几点个人想法:
建议要在经营方面考虑是否有效可实施;
建议要在经济方面考虑是否允许可操作;
建议要在技术方面考虑是否成熟可执行;
建议要在内控方面考虑是否风险可控制。
一份好的审计报告不仅要如实写出发现的问题,还要能引起读者的共鸣,这种“共鸣”的过程其实就是从“定量到定性”,从“量变到质变”的过程。
六、要及时实用,不要斗而铸兵
审计报告是为了让管理层及时了解公司问题,以便他们能适时采取有效纠错措施,从而达到降低损失或控制风险的目的。因此,审计报告不仅要可读性强,还要确保问题能及时的送到管理层手中。确保报告的及时性,不仅是报告本身汇报的及时性,还有发现问题的及时性。
汇报沟通及时,能快速与领导达成共识,并实现纠偏和调整,一般有如下三种情况:
对发现重大舞弊问题时要“事先约”,并说明为何事先约的原因,以此获得领导的支持和下一步指示。
对大型项目、领导关心的项目要“事中约”,即在即将完成报告时约时间,并简要说出审计的一些重点发现,如此或许能提前见面时间。
对小型项目、无重要发现的项目要“事后约”,即在完成报告后将报告发给领导,并简要说明问题要点,再由领导决定是否需要当面汇报。
对于发现问题的时效性,可遵循如下原则:
发现的问题不能是过期且已整改的;
发现的问题不能是审计客户已发现且正在制定改进措施的;
对所有审计发现,都要及时与被审计单位沟通,以免“被动”不及时。
七、要平衡利弊,不要只重是非
古语有云:“事在是非,公无远近”,意思是说处理事情要合情合理,要公正无私。而我们审计工作则应该不是单纯的做判断题那么简单,实际上我们有时候还不能把“是非”看的那么透,审计世界里除了“黑”与“白”,还有“灰”,这一层“灰”便是“利与弊”。
实践工作中,有哪些地方是需要平衡与审计客户之间的利弊关系呢?
审计客户对一个无伤大雅的用词有异议建议更换的;
审计客户对一个小问题定性有异议建议更改或删除的;
审计客户对一个建议的执行性提出异议,并给出或许更利于他们的建议,但最终能达到审计目的的;
审计客户建议在报告中增加一些有关他们做的好的一面。
以上四点,只要不涉及到审计的客观原则,不影响报告的主体意思,即可做出些许让步,以平衡整体的利弊关系。除此之外,审计人员在披露问题时也需要考虑几个方面的平衡:
风险披露与管理目的之间的平衡;
内控效果与管理效益之间的平衡;
执行制度与制度是否合理的平衡。
是非审之于己,毁誉听之于人。审计不仅要道“是非”,还需要衡“利弊”,更需要发现“美”,如此的平衡,我们的审计客户才更易接受,审计工作才更好开展,如此既利企业,也利自己!

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